Belastingdienst onderzoekt verdere mogelijkheden voor communicatie via e-mail

Belastingdienst onderzoekt verdere mogelijkheden voor communicatie via e-mail

De Belastingdienst onderzoek of er vaker via e-mail kan worden gecommuniceerd. Vanwege beveiligingsrisico’s is het op dit moment niet standaard mogelijk om met de Belastingdienst te e-mailen. Daarnaast werkt de fiscus aan verschillende oplossingen om het zoekraken van papieren post te voorkomen, zo laat staatssecretaris Van Rij van Financiën weten. Eerder hadden beroepsverenigingen van belastingadviseurs, NOB en RB, gesteld dat er een oplossing moet komen voor het veelvuldig zoekraken van aan de Belastingdienst geadresseerde brieven en stukken, waaronder ook aangetekende post. Het zou dan bijvoorbeeld kunnen gaan om het toestaan en stimuleren van e-mailcorrespondentie.

De oproep was aanleiding voor de VVD om opheldering aan de staatssecretaris te vragen. Van Rij noemt het een onwenselijke situatie dat post zoekraakt of met vertraging wordt behandeld. De exacte omvang van dit probleem is volgens de staatssecretaris niet vast te stellen. “Alle binnenkomende post gaat over bijna tien miljoen brieven per jaar, die verspreid over tientallen locaties van de Belastingdienst binnenkomen. Er is geen centraal registratiesysteem waarin alle binnenkomende post wordt ingeboekt”, zo legt de bewindsman uit.

Mogelijke oorzaken voor het zoekraken zijn divers en hebben onder meer verband met onjuiste bezorging, onvolledige adressering, uitgestelde verwerking, interne distributie en onvolledige bekendheid met de werkwijze bij verschillende onderdelen, gaat Van Rij verder. Hij voegt toe dat aangetekende brieven na te zijn gedigitaliseerd worden verwerkt als reguliere post en in het systeem van de fiscus en niet zijn te herleiden als aangetekend.

Om het zoekraken van post te voorkomen lopen er binnen de Belastingdienst verschillende initiatieven, zoals vastgestelde formulieren met juiste voor ingevulde adressering, specifieke kenmerken voor classificatie en koppeling aan bestaande dossiers zoals beconnummer en het voorkomen van verzamelbrieven met meerdere onderwerpen in één envelop. Ook onderzoekt de fiscus de mogelijkheden om een track en trace-systeem in te voeren voor ingekomen poststukken.

E-mail

VVD-Kamerlid Idsinga wilde van de staatssecretaris weten of het mogelijk is om formeel met de Belastingdienst te e-mailen. Dat is alleen in bepaalde situaties mogelijk. “Het versturen van e-mails door of namens belastingplichtigen kan risico’s met zich meebrengen, doordat er geen zekerheid is dat een e-mail bij de bedoelde ontvanger en in een veilige digitale omgeving aankomt. Daarom kan niet in alle situaties met de Belastingdienst gemaild worden”, stelt Van Rij.

Op de website van de Belastingdienst wordt uitgelegd wanneer er met de fiscus kan worden gemaild. “Wij kunnen met u mailen als u hebt aangegeven dat u via de e-mail verder contact wilt hebben. U moet daarvoor expliciet toestemming geven. U krijgt dan van ons een e-mailadres. Dit e-mailadres kunt u alleen gebruiken voor de zaak waarvoor u het adres krijgt”, aldus de uitleg.

De Belastingdienst verkent echter verdere mogelijkheden voor het gebruik van e-mail of alternatieven voor het digitaal uitwisselen van informatie. “Bij een dergelijke oplossing is het randvoorwaardelijk dat er zekerheid is over de veilige aflevering van het digitale bericht”, voegt de staatssecretaris toe.

Bron: https://www.security.nl/posting/758630/Belastingdienst+onderzoekt+verdere+mogelijkheden+voor+communicatie+via+e-mail?channel=rss

Georgino van Hout

Georgino van Hout is een verslaggever voor InternetBlabla.nl. Hij heeft in het verleden voor verschillende cyber security bedrijven geblogd. Door zijn bijdragen aan InternetBlaBla, kunnen we de belangrijke zaken in cyber security blijven verslaan zodat we actueel blijven op het gebied van cyber veiligheid.